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L'OPAC du Grand Lyon traite automatiquement ses factures avec ReadSoft

Octobre 2006

L'OPAC du Grand Lyon, qui était déjà passé à l'heure de la dématérialisation pour la passation de ses marchés publics, poursuit cette démarche par la dématérialisation de ses factures fournisseurs autour d'une solution ReadSoft DOCUMENTS for Invoices. Dans une première phase seront traitées les 25 000 factures annuelles d'exploitation, auxquelles seront ajoutées, dans une deuxième phase, les 10 000 factures d'investissement.
Mais au-delà du volume, l'Office veut surtout fluidifier le traitement de ces factures. Les services dépensiers étant situés pour partie au siège mais aussi dans les dix agences, le circuit de validation nécessitait de nombreuses navettes papier.
Entre le siège et les agences, près de 100 personnes sont ainsi habilitées à valider les factures et il existe une trentaine de circuits de validation différents. Le projet comporte donc un volet important de rationalisation des circuits.
Les factures, qui étaient déjà toutes réceptionnées au siège, sont traitées par la solution ReadSoft puis envoyées simultanément dans l'ERP comptable - pour un pré enregistrement - et dans les circuits de validation. La facture peut être ainsi suivie des deux côtés. Un opérationnel peut dès lors valider une facture sans devoir entrer dans le progiciel comptable. Lorsque celle-ci est validée, elle est réintégrée automatiquement dans l'outil de gestion.
La solution s’intègre progressivement dans le fonctionnement de l’organisme. Elle permet d’apporter une traçabilité permanente, un retour sur les délais de traitement en fonction des métiers et des organisations.
Parmi les autres bénéfices immédiats, la suppression du papier au profit de l'électronique a permis de gagner en réactivité. Une alerte reçue par mail est traitée plus rapidement qu'un courrier papier facilement oubliable dans une bannette courrier. Sans compter que le nouveau processus permet d'alléger les tâches administratives au profit de missions à plus forte valeur ajoutée.
Lorsque le dispositif sera opérationnel sur l'ensemble de ses sites, l'OPAC du Grand Lyon travaillera à optimiser ce processus: l'analyser, identifier les points d'amélioration, fixer des objectifs.