Dans la quasi-totalité des cas, on achète, non pas un logiciel, mais un droit limité d'utilisation de ce logiciel :

• limité à la société acheteuse (donc non cessible en cas de vente d'actifs d'une société à une autre)
• limité à une seule machine, dans le cas des licences OEM (logiciel vendu avec la machine).

Chaque licence constitue un contrat de droit commercial dans lequel l'éditeur intègre ses conditions. L'acheteur est censé les accepter dès lors qu'il installe le logiciel. Dans tous les cas, il conviendrait donc de bien lire chaque licence lors de l'installation et surtout, de s'en rappeler les clauses.

Chez un même éditeur les formes de licences sont nombreuses et évoluent rapidement dans le temps. Vu le nombre de logiciels installés sur une machine, connaître en permanence ses droits sur un parc important relève du casse-tête.

Il est donc primordial de simplifier la situation en définissant des règles communes d'achat de licences pour l'ensemble de l'entreprise et de signer des contrats d'achat cadre avec les fournisseurs. Microsoft, par exemple, propose différents contrats d'achat groupé qu'il convient d'avoir étudié.

Il semble que la preuve de possession réside aujourd'hui dans la facture d'achat (si seulement une indication formelle, comme le numéro de série, identifiait l'exemplaire acheté !) et/ou dans un certificat de licence fourni par l'éditeur. Un CD-Rom, même numéroté, ne semble pas avoir beaucoup d'intérêt juridique (à conserver absolument, toutefois...).

Il ne semble pas conseillé, lorsqu'un numéro de série différent est fourni avec chaque exemplaire, d'installer le même numéro sur plusieurs machines, même si l'on possède le nombre correct de licences (ce qui sera toujours extrêmement difficile à établir).

Dans certaines sociétés, on regroupe tous les logiciels d'une machine (avec licences, documentation, originaux...) dans une belle boîte. Malheureusement, après quelques mois, l'expérience montre que la situation s'est dégradée et qu'il est difficile de reconstituer un parc convenable.

La solution la plus sûre est de numéroter chaque machine et de noter chaque achat de logiciel avec les clés et numéros de série correspondant et d'archiver, factures, licences et CD-Rom originaux en indiquant le numéro de la machine concernée. Une base très simple sous Access ou FileMaker fera l'affaire.
L'une des fonctions des logiciels de gestion de parc est d'assurer le recensement des licences logicielles installées. Les frais d'achats, d'installation et de maintenance de ces logiciels ne sont pas très élevés si l'on tient compte de deux points :

• dans une entreprise, un grand nombre de logiciels se trouvent illégalement copiés sur les postes, ce qui pose un problème de responsabilité (pénale, mais donc surtout financière), pour l'entreprise,
• un grand nombre de licences régulièrement achetées ne sont pas employées faute d'un suivi correct (et là, il ne s'agit plus d'une dépense potentielle.

Licences OEM :

La plupart des constructeurs vendent avec leur machine les systèmes d'exploitation (Microsoft Windows) et les logiciels bureautiques (Microsoft Office) en licences OEM. 

Ces licences ne sont plus valables lorsque la machine est revendue ou lorsque la machine est détruite. Pire, lorsqu'on achète une mise à jour, celle-ci est généralement dite « pleine » (c'est-à-dire indépendante de la machine, mais toujours pas de l'entreprise), mais le logiciel obtenu (original OEM + mise à jour pleine) n'est pas une licence pleine (situation variable suivant l'éditeur).

Une histoire de fou qui évolue de mois en mois, les vendeurs ayant parfois du mal à s'y retrouver. Il convient d'être vigilant.

Ajoutons qu'il est difficile d'acheter un PC sans sa licence Windows OEM.

Licences de groupes

Chaque éditeur a mis en place des licences en groupe ou en volume suivant deux principes :

• accord global entre l'éditeur et l'entreprise (c'est le cas des licences Select ou Open chez Microsoft)
• tarif dégressif en fonction des quantités achetées (10, 100, 1000...).

Echapper aux licences, ce n'est pas seulement une aspiration philosophique, ni un besoin fondamental d'économie (dans toute activité industrielle, il y a un budget pour l'outil), c'est souvent le moyen d'éviter un casse-tête pénible.
Microsoft ayant succédé à IBM dans le rôle de "Big Brother", c'est sur lui que se concentrent la plupart des attaques.
Ce dossier "licences" traite donc beaucoup de logiciels libres.