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Il y a quelques années, les entreprises faisaient majoritairement appel à des ERP pour gérer l’ensemble de leurs processus RH. En effet, elles étaient à la recherche de centralisation et de standardisation des processus. Les ERP, tout intégrés et polyvalents, étaient proposés par les éditeurs les plus connus, ce qui représentait également une sécurité.
Mais très vite, des manques se sont révélés : manque de fonctionnalités, manque de souplesse et manque d’adaptation au fonctionnement de l’entreprise, entre autres.
Aujourd’hui, ce serait mentir de dire que le débat fait rage, car les Best of Breed sont de plus en plus courants et tous les plus grands éditeurs s’y sont mis. Faisons ensemble une petite rétrospective de cette évolution, avec un point sur les tendances futures en matière de choix d’ERP ou de Best of Breed.
Le choix de l’ERP RH
Rappelons tout d’abord ce qu’est un ERP pour les ressources humaines. Un ERP (Entreprise Resource Planning) pour les RH est un logiciel permettant de gérer en son sein l’ensemble des processus RH d’une entreprise, qu’il s’agisse de la gestion administrative, de la gestion de la paie, de la formation ou du recrutement. Sa vocation est donc de permettre à tous les collaborateurs du service RH de travailler sur un même outil, afin de standardiser les taches, d’automatiser des processus horizontaux ou transverses, ou encore de gérer des workflow.
Sur le papier, cette définition est attrayante. Pourtant, dans les faits, les ERP ne permettent pas de répondre totalement aux besoins des entreprises :
Un ERP est avant tout un outil généraliste, s’adressant à de multiples entreprises dans de multiples secteurs. C’est pourquoi il est difficile pour un ERP d’avoir une couverture fonctionnelle en totale adéquation avec les besoins de l’entreprise, soit que l’ERP ne répond pas à toutes les demandes de l’entreprise, soit que les entreprises n’ont pas l’utilité de tous les modules proposés par l’ERP.
De la même façon, les ERP ne gèrent généralement pas les spécificités métiers liées aux activités des entreprises : convention collective ou accord de branche par exemple.
La mise en place et le déploiement d’un ERP est pour une entreprise un projet critique : en effet, ce type de déploiement est généralement long et coûteux. Le logiciel doit être installé sur le poste de tous les salariés, configuré en réseau et régulièrement mis à jour. Les salariés doivent également être bien formés à ces outils généralement complexes. Il s’agit donc pour les entreprises de ne pas se tromper car en cas d’échec, les conséquences financières peuvent être lourdes. En effet, selon une étude réalisée chaque année par le cabinet de conseil américain Panorama Consulting Solutions, l’implémentation d’un ERP représente en moyenne 5,5 % du chiffre d'affaires annuel d’une PME.
La solution du Best of Breed
Face à ces problématiques, les responsables RH recherchent des solutions plus intuitives, plus flexibles et plus faciles à déployer. Des solutions qui couvriraient mieux les besoins spécifiques liés à leurs métiers et à leur volume d’activité. Et cela tombe bien, car ces solutions sont de plus en plus présentes sur le marché : il s’agit des logiciels Best of Breed.
Un logiciel Best of Breed, c’est un logiciel spécialisé dans un domaine, et littéralement, un logiciel qui se veut “le meilleur dans sa catégorie”. Les solutions Best of Breed se caractérisent donc par une couverture fonctionnelle plus complète dans le domaine qui est le leur, pouvant notamment inclure des spécificités métiers, comme la prise en compte de la réglementation pour un logiciel de gestion de la paie ou de la formation par exemple.
Moins lourds et moins complexes que les ERP, ces logiciels tentent d’avoir un fonctionnement et une ergonomie plus faciles à appréhender pour l’utilisateur final.
Enfin, pour garder une cohérence avec les autres applications de l’entreprise, les solutions Best of Breed proposent généralement des options d’interfaçage avec d’autres systèmes ou applications existantes.
Il existe ainsi des applications RH Best of Breed dans une multitude de domaines et de spécialités : gestion des équipes; gestion du recrutement, gestion de la formation, GPEC, gestion documentaire, gestion de la paie etc.
Cependant, si les solutions Best of Breed sont nées dans les années 2000, c’est aujourd’hui qu’elles connaissent un véritable essor grâce à un nouveau modèle de déploiement et de commercialisation : le Saas.
L’avenir du best of breed : le Saas
Selon des chiffres publiés par l’Observatoire SIRH de l’ANDRH en juin 2013, près de 58 % des entreprises françaises auraient aujourd’hui mis en place une solution en mode SaaS au sein du SIRH, 9% de plus que l’année précédente. Ceci n’est pas étonnant, car le mode Saas apporte aux applications Best of Breed des avantages quasi-incontournables.
Qu’est-ce qu’une application en mode Saas ?
Une application en mode Saas c’est un logiciel commercialisé non pas sous la forme de licence mais sous la forme d’un abonnement et dont l’accès se fait non plus en mode client-serveur, avec une installation sur le poste de l’utilisateur, mais via un navigateur et un accès Internet.
Les avantages du Saas pour les RH
Ainsi, la tendance en matière de système d’information pour les RH est de développer des applications qui soient à la fois Best of Breed, spécialisées dans un domaine, et disponibles en mode Saas.
En effet, le mode Saas permet d’obtenir la flexibilité recherchée par les responsables RH :
De plus, au niveau gouvernance et stratégie, les coûts de mise en œuvre sont beaucoup moins importants, car progressifs, et les risques sont considérablement diminués, puisqu’il est plus facile de changer de solution.
Ainsi, en matière de logiciels RH, l’avenir semble désormais bien plus aux Best of Breed en mode Saas qu’aux ERP traditionnels. En effet, Internet, le Saas et le Cloud Computing ont résolument transformé la façon dont les entreprises “consomment” l’informatique. La volonté de disposer de davantage de flexibilité et d’une plus grande adéquation aux besoin a pris le pas sur celle de standardiser et d’automatiser les processus. Si des défis sont à relever, ils sont d’une nature différente et reposent davantage sur des problématiques liées au système d’information global de l’entreprise, et notamment, sur le fait de vérifier que malgré les différentes applications Best of Breed utilisées, les données RH restent ouvertes, interopérables avec le reste du système d’information, et qu’une réversibilité, c’est à dire la récupération totale des données dans un format exploitable, est possible en cas de besoin.
Nathalie Gonzalves, chargée de communication & Jérôme Chapeau, directeur de la publication
Progiciels Mag - le magazine des solutions logicielles Best of Breed pour l’entreprise
